Checklist de documentos para admissão de funcionário (2026) e como coletar tudo sem retrabalho
Lista dos documentos normalmente pedidos na admissão de um funcionário CLT, com orientações de envio, e um jeito organizado de coletar tudo do candidato.
Resposta curta: na admissão de um funcionário CLT, normalmente se pedem documento de identidade com foto, CPF, Carteira de Trabalho (digital), comprovante de residência, título de eleitor, certificado de reservista (homens de 18 a 45 anos), certidão de nascimento ou casamento, comprovante de escolaridade, dados bancários e documentos dos dependentes. O exame admissional (ASO) é providenciado pela empresa. Abaixo está a lista completa, com orientações de envio, e um jeito de coletar tudo pelo celular do candidato.
Esta lista é uma referência prática do que departamentos pessoais costumam pedir. Exigências podem variar conforme a convenção coletiva, o cargo e a política da empresa. Confirme com o contador ou o DP responsável.
Documentos do funcionário
| Documento | Orientação para o envio |
|---|---|
| Documento de identidade com foto (RG ou CNH) | Frente e verso, documento inteiro, sem plástico |
| CPF | Pode constar no RG ou na CNH; nesse caso não precisa enviar separado |
| Carteira de Trabalho Digital | Print ou PDF da tela de dados pessoais do app/portal; a CTPS física pode ser pedida para registros antigos |
| Número do PIS/PASEP/NIT | Consta na CTPS Digital |
| Comprovante de residência | Recente (geralmente até 3 meses), em nome do funcionário ou com declaração do titular |
| Título de eleitor | Frente e verso, ou e-Título |
| Certificado de reservista | Para homens de 18 a 45 anos |
| Certidão de nascimento ou de casamento | Conforme o estado civil |
| Comprovante de escolaridade | Diploma, certificado ou histórico, conforme exigência do cargo |
| Registro no conselho de classe | Para profissões regulamentadas (CRC, OAB, CREA, COREN…) |
| Foto 3x4 | Se a empresa ainda usa em ficha de registro ou crachá |
| Dados bancários | Comprovante da conta para depósito do salário |
| Informações de vale-transporte | Endereço e trajeto, se o funcionário optar pelo benefício |
Documentos dos dependentes
| Documento | Para quê |
|---|---|
| Certidão de nascimento dos filhos | Cadastro de dependentes (salário-família, IR, plano de saúde) |
| CPF dos dependentes | Cadastro de dependentes |
| Caderneta de vacinação dos filhos menores de 7 anos | Salário-família, quando aplicável |
| Comprovante de frequência escolar dos filhos a partir de 7 anos | Salário-família, quando aplicável |
| Certidão de casamento ou declaração de união estável | Inclusão do cônjuge como dependente |
Providenciado pela empresa
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) do exame admissional, feito antes do início das atividades.
- Contrato de trabalho e termos (acordo de compensação, opção de vale-transporte etc.).
- Registro no eSocial, normalmente feito pelo DP ou escritório de contabilidade.
Onde a coleta costuma travar
Admissão tem prazo: o registro precisa estar em dia antes de o funcionário começar. E é justamente na coleta que tudo atrasa:
- O candidato recebe a lista por mensagem e manda aos poucos.
- Fotos chegam tremidas, com reflexo ou cortadas, e o DP precisa pedir de novo.
- Quando o escritório de contabilidade cuida da admissão, a lista passa pelo cliente (a empresa), que repassa ao candidato, e os arquivos fazem o caminho inverso.
Como coletar tudo com um checklist
No Bentifiles, essa lista vira um template de projeto chamado, por exemplo, "Admissão". Cada nova contratação usa o mesmo template:
- Crie o template uma vez em Tipos & Templates, com os documentos acima. Marque os obrigatórios e coloque a orientação na descrição de cada um ("frente e verso, sem cortes").
- Para cada admissão, crie um projeto e aplique o template.
- Convide o candidato por link ou e-mail. Ele cria uma conta gratuita (ou entra com o Google) e vê o checklist dele no celular. O convite vale 24 horas.
- O candidato envia foto ou PDF de cada item. Fotos ilegíveis são recusadas na hora, com o motivo, pela validação automática de legibilidade.
- O DP revisa, aprovando ou rejeitando com um motivo ("comprovante com mais de 3 meses").
- Baixe o ZIP em PDF com os arquivos já nomeados por tipo de documento e pessoa, prontos para o registro.
O painel mostra o progresso em porcentagem, então dá para ver de relance quem ainda não terminou.
Escritórios de contabilidade que cuidam da admissão dos clientes podem criar um projeto por empresa cliente e convidar os candidatos de cada uma. Veja como pedir documentos de clientes sem depender do WhatsApp.
Dicas para o candidato fotografar os documentos
- Tire o documento do plástico e evite o flash, que cria reflexo.
- Mostre as quatro bordas e fotografe de frente, com o celular paralelo ao documento.
- Toque na tela para focar e segure firme.
- Se tiver um app de escaneamento, envie em PDF: costuma ficar mais nítido.
Mais dicas na documentação do Bentifiles.
Perguntas frequentes
Quais documentos são obrigatórios na admissão? Os que permitem o registro do funcionário e o envio ao eSocial: identificação (documento com foto e CPF), CTPS, comprovante de residência e os dados de dependentes, além do ASO do exame admissional. Os demais variam conforme cargo e política da empresa.
A CTPS física ainda é necessária? Desde 2019 a Carteira de Trabalho é digital para novas admissões. A física pode ser útil para consultar vínculos antigos.
O candidato pode enviar os documentos pelo celular? Sim. No Bentifiles o envio é pelo navegador do celular, sem instalar nada, e o candidato não paga.
Qual o formato e tamanho dos arquivos? JPG, JPEG, PNG, PDF e DOCX, até 10 MB cada.